Eventmanager

Eventmanager beheer van kampen, trainingen en inschrijvingen

De Eventmanager-plugin binnen twoManage maakt het eenvoudig om evenementen te organiseren, deelnemers te beheren en de volledige administratie — van inschrijving tot facturatie — te automatiseren. Deze module is ontworpen voor organisaties die werken met kampen, cursussen of trainingen, en combineert planning, communicatie en analyse in één overzichtelijk systeem.

Belangrijkste functies

Evenementenbeheer
Maak en beheer evenementen met uitgebreide details zoals titel, locatie, doelgroep, prijs, start- en einddatum, en maximaal aantal inschrijvingen.
Je kunt coaches koppelen aan een event en extra kosten toevoegen (zoals maaltijden of overnachtingen) met btw-instellingen en verplichte opties.

Inschrijvingen en facturatie

• Schrijf klanten of contactpersonen rechtstreeks in.
• Het systeem controleert automatisch op capaciteitslimieten, geslachtsspreiding (bijv. jongens/meisjes) en dubbele inschrijvingen.
• Bij bevestiging kan automatisch een factuur worden aangemaakt en gekoppeld aan de klant.
• Alle betalingen worden bijgehouden, inclusief gedeeltelijke of volledige betalingen.

Wachtlijstbeheer
Wanneer een event vol is, kunnen deelnemers zich aanmelden voor een wachtlijst.
Beheerders kunnen eenvoudig uitnodigingen versturen zodra er plaatsen vrijkomen, inclusief automatische bevestigingsmail met unieke inschrijflink.
Het systeem registreert automatisch de status (pending, invited, converted, cancelled).

Automatische e-mails en sjablonen
Gebruik gepersonaliseerde e-mailtemplates voor bevestigingen, wachtlijstberichten en herinneringen in meerdere talen (NL, EN, DE).
De plugin koppelt rechtstreeks aan het e-mailsysteem van twoManage en kan dagelijks automatische remindermails versturen via een cron-taak.

Aangepaste inschrijfformulieren
Stel eigen inschrijfformulieren samen per event of gebruik herbruikbare templates.
Je kunt klant-, contact- en customvelden (via de Custom Klant Fields plugin) combineren, inclusief vertalingen en verplichtheidsinstellingen.
Perfect voor organisaties die verschillende soorten evenementen aanbieden met afwijkende aanmeldvelden.

Kamp- en deelnemersanalyse
Beheerders kunnen per deelnemer analysetabellen invullen en resultaten exporteren als PDF of via e-mail versturen.
Vragen en antwoorden kunnen flexibel worden gedefinieerd, inclusief video-links of meerkeuzeopties.

Extra kosten en kortingen
Voeg extra kosten toe aan evenementen (bijv. materialen, vervoer, maaltijden) en beheer kortingscodes met vaste bedragen of per event.
Zowel verplichte als optionele kosten worden automatisch meegenomen in de facturatie.

Integraties

• Werkt naadloos samen met de Custom Klant Fields plugin.
• Gebruikt de centrale Email– en Invoices-services van twoManage.
• Cron-integratie voor automatische processen (dagelijkse herinneringen, wachtlijstuitnodigingen).

Kort samengevat

De Eventmanager-plugin biedt een volledig geautomatiseerd platform voor evenementbeheer binnen twoManage — van het aanmaken van een event tot het opvolgen van betalingen en het analyseren van resultaten.
Ideaal voor organisaties die efficiënt en professioneel hun kampen, cursussen of evenementen willen beheren, met minimale administratieve inspanning.