Uitleg
Wat is twoAI in twoManage?
twoAI is de AI-assistent binnen twoManage. Medewerkers stellen in gewone taal vragen over de portal, beschikbare gegevens en dagelijkse workflows. De assistent gebruikt daarbij alleen de onderdelen die voor de ingelogde medewerker beschikbaar zijn. Zo kun je sneller van een vraag naar een bruikbaar antwoord, zonder eerst meerdere overzichten, instellingen of dossiers door te lopen.
De uitbreiding is bedoeld als praktische laag boven op het werk dat al in twoManage staat. Denk aan klanten, facturen, offertes, projecten, diensten, geschreven uren, kilometerregistratie, boekhouding, meetings en templates. Welke onderwerpen twoAI werkelijk kan gebruiken, hangt af van het pakket, de geactiveerde modules en de rechten van de medewerker.
twoAI is daarmee geen losse chatbot naast je administratie. De assistent werkt met actuele portalcontext, interne routes en gecontroleerde kennis. Antwoorden kunnen bijvoorbeeld een samenvatting geven, gegevens naast elkaar zetten, een berekening toelichten of verwijzen naar de juiste plek in twoManage.
Welke vragen kun je aan twoAI stellen?
Een goede vraag begint bij een concrete taak. Je kunt vragen welke facturen nog openstaan, welke uren deze maand zijn geschreven, wat er bij een specifieke klant loopt of waar je een instelling kunt vinden. twoAI stelt het antwoord samen uit de context die op dat moment voor jou is toegestaan en beschikbaar is.
- Laat openstaande of vervallen facturen samenvatten.
- Vraag welke diensten, projecten, offertes of notities bij een klant horen.
- Vergelijk geschreven uren per medewerker, dag of project.
- Vraag naar geregistreerde kilometers binnen een beschikbare periode.
- Zoek de juiste route voor een rapport, instelling, template of module.
- Laat uitleg geven over beschikbare plugins en twoManage-workflows.
De kwaliteit van het antwoord hangt samen met de vraag en de beschikbare context. Een concrete vraag als “Welke openstaande facturen vragen als eerste aandacht?” geeft meer richting dan een algemene opdracht als “Bekijk mijn administratie”. Wanneer exacte informatie niet in de toegestane context staat, hoort twoAI dat te melden in plaats van een antwoord te verzinnen.
Hoe gebruikt twoAI rechten en portaldata?
twoAI is alleen beschikbaar voor medewerkers. De uitbreiding controleert per onderwerp of de medewerker toegang heeft tot de bijbehorende module en gegevens. Iemand zonder rechten voor projecten krijgt dus geen projectcontext in het antwoord. Hetzelfde principe geldt voor klanten, facturen, offertes, planning, kilometers, medewerkers, boekhouding en beheerfuncties.
Die afbakening is belangrijk omdat niet iedere medewerker dezelfde informatie nodig heeft. twoAI bouwt de context per vraag op en laat niet-toegestane onderdelen weg. Ook interne routes worden alleen gebruikt wanneer ze passen bij de beschikbare modules. De assistent weigert verzoeken om rechten, instructies of afgeschermde context te omzeilen.
Portaldata wordt voor normale vragen read-only gebruikt. twoAI kan uitleggen, samenvatten, rekenen en verwijzen, maar wijzigt niet zelfstandig klanten, facturen, offertes, projecten, boekhouding of instellingen. Daarmee blijft de medewerker verantwoordelijk voor de echte procesactie in twoManage.
Hoe ziet de dagelijkse workflow met twoAI eruit?
Je kunt twoAI openen op een eigen pagina met snelvragen en contextoverzichten. Daarnaast is de assistent als compacte chat beschikbaar tijdens het werken in andere delen van de portal. Daardoor hoef je niet eerst je huidige taak af te breken wanneer je een korte vraag hebt over een klant, factuur, route of werkwijze.
- Open twoAI of gebruik de compacte assistent in de portal.
- Stel een concrete vraag over een klant, factuur, project, registratie of werkwijze.
- twoAI verzamelt alleen de context die past bij je pakket en rechten.
- Controleer de samenvatting, berekening of route in het antwoord.
- Voer de gewenste vervolgactie zelf uit in de aangewezen twoManage-module.
Gesprekken worden bewaard, zodat een medewerker binnen een gesprek kan voortbouwen op eerdere vragen. Een nieuwe chat is handig wanneer je naar een ander onderwerp of klantdossier gaat. Het portaal registreert ook het maandelijkse tokengebruik en houdt rekening met de limiet van het actieve pakket.
Hoe helpt twoAI bij klanten en projecten?
Bij klantvragen kan twoAI beschikbare informatie uit verschillende onderdelen samenbrengen. Afhankelijk van de rechten kan dat gaan om diensten, projecten, facturen, offertes, notities, contactpersonen en registraties. Zo ontstaat sneller een werkbaar klantbeeld voor voorbereiding, opvolging of intern overleg.
Voor projecten kan de assistent samenvattingen geven over projectgegevens en geschreven uren. Ook projectboardinformatie kan read-only worden meegenomen, zoals kolommen, kaarten, labels, toegewezen medewerkers, checklisten, opmerkingen en bijlagemetadata. Tekst uit een bijlage wordt alleen gebruikt wanneer er een veilige tekstpreview beschikbaar is.
Dit sluit aan op centraal klantbeheer. Lees meer over het CRM systeem in twoManage en bekijk de beschikbare twoManage functies om te bepalen welke bronmodules voor jouw team relevant zijn.
Wat kan twoAI met facturen en administratie?
Medewerkers met factuurrechten kunnen vragen stellen over de openstaande facturen die in de twoAI-context zijn opgenomen. De assistent kan aantallen, bedragen en vervallen posten samenvatten en helpen om de beschikbare informatie te interpreteren. De daadwerkelijke controle, herinnering of boekhoudactie blijft in de normale twoManage-workflow plaatsvinden.
Ook bij administratieve vragen kan twoAI naar de juiste route verwijzen of uitleg geven over een bekende werkwijze. Daarmee verkort je het zoekwerk, zonder dat de assistent zelf boekingen of betaalstatussen aanpast. Bekijk ook hoe je een makkelijk factuur kunt sturen en hoe je de administratie kunt automatiseren.
Hoe werkt de interne kennisbank van twoAI?
twoAI bevat een eigen kennisbank voor gecontroleerde werkinstructies en supportantwoorden. Bevoegde beheerders kunnen artikelen vastleggen met een module, doelgroep, route, zoekwoorden, samenvatting en antwoordtekst. Bij een relevante vraag zoekt twoAI in gepubliceerde artikelen en gebruikt het passende resultaat als primaire bron.
Dat is vooral nuttig voor organisaties met eigen afspraken. Denk aan een vaste factuurprocedure, een interne route voor urencontrole of een uitleg over een specifieke plugin. Door zulke kennis centraal te onderhouden, krijgen medewerkers een consistenter antwoord dan wanneer afspraken alleen in losse documenten of bij een paar ervaren gebruikers bekend zijn.
Kan twoAI templates maken of aanpassen?
twoAI kan een conceptvoorstel maken voor een e-mailtemplate, factuurtemplate of offertemplate. De assistent gebruikt alleen bekende templatevariabelen en controleert het voorstel op ongeldige inhoud. Het resultaat verschijnt eerst als preview, inclusief eventuele waarschuwingen of validatiefouten.
Een template wordt pas opgeslagen nadat een bevoegde medewerker expliciet akkoord geeft. Dat onderscheid is belangrijk: twoAI kan geen gewone conceptfactuur maken en voert geen stille wijziging op de achtergrond uit. Het gaat uitsluitend om gecontroleerde templatevoorstellen met een zichtbare bevestigingsstap.
Wat doet twoAI bewust niet?
De uitbreiding is ontworpen als assistent, niet als autonome beheerder. twoAI past geen klantdossiers aan, verstuurt geen facturen, verandert geen projectkaarten en maakt geen boekingen. Ook kan de assistent geen gegevens tonen uit modules waarvoor de medewerker geen toegang heeft.
Deze grens voorkomt dat een handig antwoord ongemerkt verandert in een procesactie. De medewerker kan de informatie controleren en daarna zelf beslissen wat er moet gebeuren. Alleen bij de ondersteunde templatevoorstellen bestaat een opslagactie, en ook die vereist eerst preview, geldige rechten en expliciet akkoord.
Voor welke organisaties is twoAI geschikt?
twoAI is vooral relevant voor teams die veel verschillende werkzaamheden in twoManage combineren. Wanneer medewerkers schakelen tussen klanten, offertes, projecten, uren, facturen en administratie kan een gerichte vraag sneller zijn dan ieder overzicht afzonderlijk openen.
Ook bij onboarding en interne support heeft de uitbreiding waarde. Nieuwe medewerkers kunnen vragen waar een functie staat of hoe een bekende workflow loopt. Ervaren medewerkers gebruiken twoAI juist voor samenvattingen, vergelijkingen en snelle controles. De interne kennisbank helpt om bedrijfsspecifieke uitleg aan beide groepen beschikbaar te maken.
Wat heb je nodig voor een goede inrichting?
Een bruikbare twoAI-inrichting begint met duidelijke module- en gebruikersrechten. Controleer welke medewerkers toegang nodig hebben, welke portalmodules in het pakket zitten en hoeveel AI-tokens per maand beschikbaar zijn. Voor de technische werking moeten de centrale portal-API en het gebruikte AI-model correct zijn geconfigureerd.
Maak daarnaast afspraken over gebruik. Formuleer vragen concreet, controleer belangrijke bedragen en statussen altijd in de bronmodule en leg bedrijfsspecifieke instructies vast in de kennisbank. Zo blijft twoAI een versneller van de bestaande workflow in plaats van een vervanging voor procesverantwoordelijkheid.
Welke veelgemaakte fouten kun je voorkomen?
Een eerste fout is verwachten dat twoAI zelfstandig acties uitvoert. De assistent geeft context en uitleg, maar de medewerker voert normale wijzigingen uit. Een tweede fout is te brede rechten geven om meer antwoorden te krijgen. Rechten horen bij de functie van de medewerker; twoAI volgt die afbakening.
Een derde fout is algemene vragen stellen zonder klant, periode of onderwerp. Noem waar mogelijk een naam, factuurnummer, project of tijdvak. Tot slot is het verstandig om belangrijke interne instructies te onderhouden. Verouderde kennis levert ook met AI geen betrouwbare werkwijze op.
Volgende stap
Wil je zien hoe twoAI aansluit op de gegevens en workflows van jouw team? Bekijk de andere twoManage uitbreidingen, vergelijk de twoManage pakketten of plan een demo van twoManage en twoAI. Voor vragen over inrichting kun je ook direct contact opnemen.