De fictieve opdracht: nieuwe werkplekken inrichten
IT-bedrijf Veldlijn ontvangt een aanvraag van klant Morgenrood Architectuur. De klant wil twaalf nieuwe werkplekken laten inrichten en vraagt om een voorstel met eenmalige werkzaamheden en maandelijkse support. Veldlijn wil de klantcontext, afspraken, uitvoering en factuur overzichtelijk bij elkaar houden.
1. Klantaanvraag: leg context en vervolgstap vast
Bij de aanvraag noteert Veldlijn de organisatienaam, contactpersoon, contactgegevens, gewenste opleverdatum, aantal werkplekken en korte omschrijving van de vraag. Ook registreert het team wie de aanvraag opvolgt en wanneer de klant een reactie verwacht.
Overdracht om te controleren: als de aanvraag uit e-mail of een webformulier komt, controleer dan welke gegevens automatisch beschikbaar zijn en welke iemand nog moet aanvullen. Leg geen technische details of wachtwoorden in een algemeen klantnotitieveld vast.
2. Offerte: maak scope en prijs controleerbaar
Veldlijn werkt een voorstel uit met een fictieve eenmalige inrichting van € 2.400 en een supportabonnement van € 180 per maand, beide exclusief btw. De offerte benoemt wat is inbegrepen, welke onderdelen buiten scope vallen, de verwachte planning en het betaalmoment. De bedragen zijn alleen bedoeld om de opbouw van het voorbeeld te laten zien.
De klant- en contactgegevens, geldigheidsdatum, werkzaamheden en prijsregels moeten overeenkomen met de aanvraag. Bij een wijziging maakt het team duidelijk welke versie actueel is en waarop de klant akkoord geeft.
3. Project: vertaal afspraken naar uitvoering
Na akkoord plant Veldlijn de intake, levering, configuratie en controle met de klant. Per stap legt het team eigenaar, geplande datum, afhankelijkheden en status vast. De geaccepteerde offerte blijft de basis voor scope en prijs.
Overdracht om te controleren: sommige systemen kunnen klant- of offertedata aan een project koppelen; bij andere moet je delen handmatig overnemen. Controleer welke route jouw inrichting gebruikt. Vergelijk in ieder geval klant, werkzaamheden, aantallen, planning en eventuele uitsluitingen met de geaccepteerde versie.
4. Uren: maak zichtbaar wat aan het werk is besteed
Medewerkers registreren in dit fictieve voorbeeld hun tijd per taak, datum en project. De projectverantwoordelijke controleert of uren intern zijn, binnen de afspraak vallen of als aanvullend werk met de klant moeten worden afgestemd. Urenregistratie is nuttig voor inzicht, ook wanneer de prijs vast is en uren niet één-op-één aan de klant worden gefactureerd.
Als uren wel factureerbaar zijn, controleer je het tarief, de omschrijving en eventuele goedkeuring volgens de klantafspraak. Als de opdracht een vaste prijs heeft, gebruik je de uren niet vanzelf als extra factuurregel.
5. Factuur: sluit aan op afspraak en levering
Na de afgesproken oplevering controleert Veldlijn de klant- en factuurgegevens, het overeengekomen bedrag, eventuele termijnen en goedgekeurd meerwerk. De maandelijkse support krijgt een afzonderlijke periodieke factuur volgens de startafspraak. De factuur vermeldt helder op welke dienst of periode deze betrekking heeft.
Overdracht om te controleren: controleer of eerder gefactureerde termijnen, correcties en klantreferenties zijn meegenomen. Een gekoppeld proces kan gegevens beschikbaar maken, maar vervangt geen controle dat de factuur overeenkomt met de overeenkomst en de feitelijke levering.
Wat maakt dit een ERP-achtige werkwijze?
Het kenmerkende idee is dat dezelfde klantcontext de stappen verbindt: aanvraag, voorstel, project, uren en facturatie. De praktische waarde hangt af van welke onderdelen jouw organisatie gebruikt en hoe ze zijn ingericht. Een centraal systeem kan gegevens herbruikbaar maken, maar een koppeling is pas nuttig wanneer de inhoud en eigenaar duidelijk zijn.
Deze voorbeeldflow valt buiten de scope van een algemene uitleg: hij zegt niets over boekhoudkundige integraties, automatische planning, voorraadbeheer, salarisadministratie of specifieke SLA-functies. Neem zulke eisen apart mee in een systeemkeuze en vraag om een demonstratie met je eigen proces.
Gebruik het voorbeeld als toetslijst
- Welke aanvraaggegevens komen binnen en wie controleert ze?
- Hoe vind je terug welke offerteversie is geaccepteerd?
- Welke scope en planning moeten bij het project beschikbaar zijn?
- Wie registreert en beoordeelt uren of meerwerk?
- Welk moment start facturatie en welke bedragen zijn al eerder gefactureerd?
- Welke overdrachten zijn gekoppeld en welke blijven handmatig?
Lees ook wat ERP-software is; die gids geeft de brede uitleg en verwijst terug naar dit praktijkvoorbeeld. Bekijk of deze werkwijze bij jouw bedrijf past door dezelfde stappen met je eigen aanvraag, offerte en factuur door te lopen.