Wanneer wil je meerdere bedrijven vanuit één account beheren?
De behoefte ontstaat vaak wanneer een tweede activiteit een eigen administratie krijgt. Denk aan een ondernemer met een adviesbedrijf en een webbureau, of een team dat voor verschillende bedrijfsonderdelen werkt. Dagelijks wisselen tussen aparte inlogs en losse overzichten vraagt dan extra aandacht. Je moet telkens controleren waar je werkt en welke informatie bij die omgeving hoort.
Met meerdere organisaties in één portaal kun je die wissel onderdeel maken van je normale werkwijze. Je kiest de organisatie waarin je wilt werken en gaat daar verder met klanten, projecten of facturen. Voor collega’s richt je toegang per organisatie in. Zo sluit de toegang aan op de werkzaamheden die iemand daadwerkelijk voor dat bedrijf uitvoert.
- Je beheert klanten en projecten voor twee of meer bedrijven.
- Een medewerker werkt voor meerdere organisaties binnen jouw groep.
- Bedrijfsactiviteiten hebben een eigen set klantgegevens en documenten nodig.
- Je wilt toegang gericht toekennen aan collega’s per organisatie.
- Je verliest tijd aan opnieuw inloggen en zoeken naar de juiste administratie.
Welke gegevens blijven per organisatie gescheiden?
In twoManage heeft iedere organisatie eigen instellingen, klanten, projecten, facturen en bestanden. Dat maakt het mogelijk om vanuit hetzelfde account in verschillende werkomgevingen te werken. Je opent steeds de gegevens die horen bij de actieve organisatie. De organisatiekiezer bovenin het portaal helpt je om die context te controleren en te veranderen.
Die scheiding is relevant wanneer dezelfde persoon of klant bij meer dan één bedrijf betrokken is. Een opdracht van bedrijf A hoort bij de administratie van bedrijf A. Een andere opdracht voor dezelfde relatie kan bij bedrijf B horen. Gebruik in elke organisatie het dossier dat bij die opdracht hoort en controleer de actieve omgeving voordat je nieuwe informatie vastlegt.
Maak bij de inrichting duidelijk welke administratie je waar voert. Kies herkenbare organisatienamen en spreek af wie instellingen beheert. Het CRM-systeem voor klantbeheer blijft binnen iedere organisatie het vertrekpunt voor de relaties en het bijbehorende klantwerk. Zo kan je team dezelfde manier van werken volgen met de juiste gegevens per bedrijf.
Hoe wissel je in twoManage tussen organisaties?
Bovenin het portaal kies je de organisatie waarin je wilt werken. Je kunt vanuit de organisatiekiezer wisselen zonder opnieuw in te loggen. Na het wisselen bepaalt de gekozen organisatie welke gegevens en instellingen je ziet. Daardoor kun je een handeling voor een ander bedrijf starten vanuit dezelfde toegang tot het portaal.
- Log in met je eigen account. Werk met de toegang die voor jou is ingericht.
- Open de organisatiekiezer. Kies de organisatie waarvoor je de taak wilt uitvoeren.
- Controleer de actieve organisatie. Kijk of de omgeving hoort bij de klantvraag, het project of de factuur waaraan je werkt.
- Voer de werkzaamheden uit. Gebruik de gegevens en instellingen van die organisatie.
- Wissel voor een andere administratie. Selecteer de volgende organisatie zodra je voor een ander bedrijf verdergaat.
Je kunt de werkwijze en schermvoorbeelden bekijken bij meerdere organisaties in het twoManage-portaal. Neem de controle van de actieve organisatie ook op in je werkafspraken. Vooral bij vergelijkbare klantnamen helpt een vaste controle voordat je een dossier opent of een factuur voorbereidt.
Hoe werkt dit met medewerkers en toegangsrechten?
Een eigen account geeft een medewerker toegang tot de organisaties waarvoor die is uitgenodigd. Binnen de organisatie gelden de bijbehorende rol en rechten. Je kunt zo bepalen in welke werkomgeving iemand meewerkt en welke onderdelen daar toegankelijk zijn. Bespreek per functie welke gegevens iemand nodig heeft voor het dagelijkse werk.
Een projectmedewerker heeft bijvoorbeeld andere werkzaamheden dan iemand die de administratie verzorgt. Leg daarom per organisatie vast wie klanten beheert, wie projecten uitvoert en wie financiële informatie nodig heeft. Controleer de toegang bij de start en wanneer een medewerker van taak verandert of stopt met werkzaamheden voor een bedrijf.
Eén login gaat hier over je eigen toegang tot meerdere organisaties. Geef iedere collega een eigen account en nodig die uit voor de juiste omgeving. Daarmee blijft de inrichting van rollen en rechten aansluiten op de personen die het werk uitvoeren. Test die toegang ook vanuit de rol van een medewerker voordat het team ermee begint.
Hoe ziet dit eruit bij een ondernemer met twee bedrijven?
Neem een fictieve ondernemer met een adviesbedrijf en een webbureau. In de adviesorganisatie staan klanten, adviesprojecten, facturen en bijbehorende bestanden. In de bureauorganisatie staat het klantwerk voor websites en onderhoud. De ondernemer gebruikt hetzelfde account om beide organisaties te openen, maar kiest per taak de juiste administratie.
Een medewerker helpt alleen bij projecten van het webbureau en krijgt daar toegang met de passende rol. Een administratief medewerker werkt voor beide bedrijven en wordt voor beide organisaties uitgenodigd. Voor een factuurcontrole kiest die eerst het bedrijf en opent daarna het betreffende klantdossier. De verdeling van werkzaamheden blijft zo aansluiten op de organisatie waarvoor iemand werkt.
Komt dezelfde klant bij beide bedrijven voor, spreek dan expliciet af waar iedere opdracht thuishoort. De ondernemer kan eenvoudig tussen de werkomgevingen wisselen om de juiste context op te zoeken. Een herkenbare naamgeving en vaste controle helpen het team om ook bij overlappende relaties in de bedoelde administratie te werken.
Hoe kies je de indeling voor bedrijven en vestigingen?
Begin met je dagelijkse processen: welke klanten, projecten, facturen en bestanden moeten bij elkaar blijven? Welke medewerkers hebben toegang nodig? En welke instellingen verschillen tussen de activiteiten? Gebruik de antwoorden om een praktische indeling te bespreken. Een aparte organisatie is vooral bruikbaar wanneer je een eigen werkomgeving met gescheiden gegevens nodig hebt.
Een vestiging kan een eigen workflow hebben, terwijl sommige teams juist samen aan dezelfde klantopdrachten werken. Breng daarom eerst de gewenste scheiding en samenwerking in kaart. Noteer ook of je financiële rapportages over meerdere bedrijven nodig hebt en hoe je die nu maakt. Bespreek zulke aanvullende wensen tijdens de demo, zodat duidelijk is welke inrichting en eventuele koppelingen daarvoor nodig zijn.
Welke pakketafspraken moet je controleren?
Het aantal actieve organisaties in twoManage is afhankelijk van het gekozen pakket. Iedere organisatie heeft een eigen pakket en eigen gegevens. Kijk daarom bij je keuze naar de organisaties die je wilt gebruiken, de modules die daar nodig zijn en de medewerkers die er moeten kunnen werken.
Gebruik de pakketten en prijzen van twoManage als vertrekpunt en leg je organisatiestructuur ernaast. Bespreek bijvoorbeeld een kleine tweede activiteit naast een groter projectbedrijf. Controleer tijdens de demo hoe de gewenste toegang en functionaliteit per organisatie worden ingericht, zodat de gekozen opzet past bij het dagelijkse gebruik.
Welke fouten voorkom je bij meerdere administraties?
De eerste fout is beginnen zonder heldere indeling. Dan twijfelen collega’s waar een nieuwe klant of opdracht moet worden aangemaakt. Maak een korte werkinstructie met de naam van iedere organisatie, het type werk dat daar thuishoort en de verantwoordelijke voor de administratie.
Een tweede fout is te ruime toegang laten bestaan nadat werkzaamheden veranderen. Controleer per organisatie welke medewerkers nog meewerken en welke rol zij nodig hebben. Een derde fout is instellingen pas controleren bij de eerste factuur. Loop de basisgegevens en werkwijze vooraf samen met de administratief verantwoordelijke door.
Dit sluit aan op administratie automatiseren met duidelijke werkafspraken. Een vaste keuze van organisatie, herkenbare dossiers en toegewezen verantwoordelijkheden maken herhaalde handelingen eenvoudiger te controleren. Gebruik dezelfde controlepunten in iedere organisatie waar dat praktisch is.
Hoe bereid je een demo met meerdere organisaties voor?
Maak een overzicht van de bedrijven of activiteiten die je wilt beheren. Noteer per organisatie de gebruikers, het soort klantwerk en de benodigde functies. Kies daarna twee herkenbare taken, bijvoorbeeld een klantdossier openen in het ene bedrijf en een projectfactuur bekijken in het andere. Daarmee kun je het wisselen en de gescheiden context gericht beoordelen.
Wil je zien hoe je meerdere administraties beheert vanuit één account? Plan een demo voor meerdere organisaties. We lopen door de organisatiekiezer, gegevens per bedrijf, gebruikersrechten en de pakketkeuze die bij jouw situatie past.