WeFact overgenomen door Visma: wat betekent dat voor jou?
Een overname of nieuwe merknaam betekent niet automatisch dat je facturen, klantgegevens of werkwijze direct moeten veranderen. WeFact schrijft dat klanten hun vertrouwde omgeving kunnen blijven gebruiken en dat functies en bestaande koppelingen voorlopig hetzelfde blijven. Je hoeft dus niet over te stappen omdat Visma eigenaar is geworden of omdat Nmbrs in de naam verschijnt.
De aanleiding om opnieuw naar je software te kijken kan wel een bredere bedrijfsbehoefte zijn. Misschien wil je klantinformatie koppelen aan projecten en uren, of wil je na een geaccepteerde offerte het werk en de facturatie overzichtelijk volgen. Dan is het zinvol om te beoordelen of je huidige combinatie van programma’s nog past. Maak die keuze op basis van je dagelijkse workflow, benodigde functies, koppelingen en migratieafspraken, niet alleen op basis van een gewijzigde merknaam.
Een overstap kan een goed moment zijn om verder te kijken dan alleen facturen maken. In twoManage kun je klantgegevens verbinden met offertes, projecten, activiteiten, uren, diensten en facturen. Zo kan informatie door het hele klantproces worden gebruikt. twoScript bespreekt met je welke onderdelen passen bij jouw bedrijf en hoe je de overgang praktisch organiseert.
Wanneer is overstappen van WeFact naar twoManage interessant?
WeFact kan prima aansluiten bij ondernemers die vooral offertes en facturen willen maken. Je merkt mogelijk dat je meer nodig hebt wanneer klantafspraken, planning, projecten of uren in andere programma’s staan. Dan moeten gegevens regelmatig worden overgetypt of vraagt de administratie collega’s om extra uitleg voordat een factuur klaar is.
- Je beheert klantgegevens op meerdere plekken en wilt één herkenbaar klantdossier.
- Offertes, projecten, uren en facturen zijn losse stappen in plaats van één workflow.
- Je wilt na akkoord op een offerte het werk en de voortgang beter organiseren.
- Je werkt met projecten, meerwerk of terugkerende diensten en wilt de gemaakte afspraken kunnen terugvinden.
- Je team groeit en meerdere collega’s moeten met dezelfde klantinformatie werken.
- Je wilt bij een klant kunnen zien wat is afgesproken, uitgevoerd en gefactureerd.
Herken je vooral het probleem van versnipperd klantbeheer? Lees dan ook hoe een CRM-systeem voor klantbeheer klantinformatie en vervolgacties bij elkaar brengt. Als je administratie meer handwerk vraagt dan nodig, bekijk dan de praktische uitleg over administratie automatiseren.
Wat is het verschil tussen WeFact en twoManage?
De keuze gaat niet alleen over een ander programma voor facturen. twoManage is gericht op het verbinden van klantbeheer met de dagelijkse uitvoering van klantwerk. Je kunt relaties en contactpersonen combineren met offertes, projecten, taken, planning, uren, diensten en facturen. Daardoor hoeft informatie over een opdracht niet steeds opnieuw tussen verkoop, uitvoering en administratie te worden overgedragen.
Welke onderdelen je nodig hebt, hangt af van je bedrijf. Een adviesbureau dat factureert op basis van projecturen heeft een andere inrichting nodig dan een bedrijf dat maandelijks vaste diensten factureert. Ook boekhoudkoppelingen, betaalverwerking, e-facturatie en bestaande werkafspraken moeten vooraf worden besproken. We lopen dit met je door en maken duidelijk welke onderdelen in twoManage passen en welke afspraken met je boekhouder of andere softwareleverancier nodig zijn.
Een overstap is daarmee ook een kans om onnodige handelingen te verminderen. Je kunt bijvoorbeeld vastleggen wie klantgegevens bijwerkt, hoe een offerte na akkoord wordt omgezet naar werk en wie controleert of uren of diensten klaar zijn voor facturatie. Door deze afspraken samen met de inrichting te bepalen, voorkom je dat je nieuwe software vult met dezelfde losse lijstjes en dubbel werk als voorheen.
Welke gegevens kunnen mee bij de migratie?
De gegevens die kunnen worden overgezet hangen af van wat in je WeFact-omgeving beschikbaar is en in welk formaat de gegevens kunnen worden aangeleverd. Daarom spreken we vooraf af welke onderdelen binnen de migratie vallen. Denk bijvoorbeeld aan:
- klanten, contactpersonen, adressen en bedrijfsgegevens;
- producten, diensten, tarieven en andere gebruikte basisgegevens;
- openstaande offertes en afspraken over lopende opdrachten;
- facturen en relevante informatie over betaling of openstaande posten;
- terugkerende facturatie, abonnementen of diensten die opnieuw moeten worden ingericht;
- bestanden of aanvullende informatie die bij een klant of opdracht hoort, voor zover deze exporteerbaar en bruikbaar is.
Niet ieder gegeven uit een oud systeem heeft automatisch een één-op-één tegenhanger in een nieuw systeem. Historische documenten, bijlagen, statussen en financiële details kunnen bijvoorbeeld andere exportmogelijkheden of een aparte werkwijze vereisen. Daarom beoordelen we eerst een export of voorbeeldset. We leggen vast wat rechtstreeks kan worden overgenomen, wat opnieuw moet worden ingericht en welke informatie je eventueel als archief beschikbaar houdt. Zo weet je vooraf wat je kunt verwachten.
Hoe verloopt de overstap van WeFact naar twoManage?
- We bespreken je huidige werkwijze. We bekijken hoe je klanten, offertes, facturen, diensten en eventuele projecten in WeFact gebruikt. Ook bespreken we wat je daarnaast in andere programma’s of bestanden bijhoudt.
- We bepalen samen de scope. Je krijgt een overzicht van de gegevens en processen die meegaan, wat opnieuw wordt ingericht en welke uitzonderingen aandacht vragen.
- We bereiden de gegevens voor. We helpen met het verzamelen van exports en controleren de aangeleverde gegevens op structuur, dubbele relaties en ontbrekende informatie.
- We richten twoManage in. We zetten de afgesproken basisgegevens klaar en richten de relevante klant-, offerte-, project-, dienst- en factuurprocessen in.
- We zetten de gegevens over. twoScript begeleidt en verzorgt de migratie volgens de vooraf afgesproken scope. Jij hoeft de afgesproken gegevens niet één voor één handmatig in te voeren.
- We controleren het resultaat. We controleren samen een representatieve set klanten en documenten. Ook kijken we naar totalen en openstaande zaken waar die binnen de migratie vallen.
- We plannen de overgang en helpen je op weg. We spreken een logisch overstapmoment af, lopen de nieuwe werkwijze met je door en bespreken hoe je team ermee start.
Door de overgang vooraf te plannen, voorkom je dat dezelfde periode in twee systemen wordt verwerkt of dat een lopende offerte uit beeld raakt. We bepalen samen vanaf welke datum je nieuwe werk in twoManage vastlegt. Bewaar je WeFact-omgeving of exports volgens de afspraken met je boekhouder en je eigen bewaarbeleid, zodat je historische informatie kunt raadplegen wanneer dat nodig is.
Wat doe je zelf en wat regelt twoScript?
Voor de migratie is jouw kennis van de organisatie belangrijk. Jij geeft aan welke klantgegevens leidend zijn, welke offertes nog lopen en hoe je terugkerende afspraken gebruikt. Ook wijs je een contactpersoon aan die vragen kan beantwoorden en na de overdracht steekproeven kan controleren. Dat voorkomt dat uitzonderingen of verouderde gegevens ongemerkt worden meegenomen.
twoScript helpt met het inventariseren van de gegevens, de migratievoorbereiding, de afgesproken overdracht en de inrichting van de nieuwe werkwijze in twoManage. We bespreken welke export nodig is en controleren samen of de gekozen aanpak past bij de beschikbare gegevens. Na de overdracht nemen we de afgesproken controles door en helpen we je team begrijpen hoe de nieuwe klantworkflow werkt. De taakverdeling en planning leggen we vooraf vast, zodat iedereen weet wat er nog nodig is.
Neemt twoScript de migratie volledig voor ons uit handen?
Ja, twoScript kan je begeleiden bij de volledige overstap en de afgesproken gegevensmigratie voor je verzorgen. We stemmen vooraf af welke exports of toegang nodig zijn, welke onderdelen kunnen worden overgenomen en hoe de nieuwe inrichting moet werken. Jij blijft betrokken bij keuzes en controles, omdat jij je klanten en afspraken kent. Het technische en praktische migratiewerk hoef je daardoor niet zelf van begin tot eind uit te voeren.
De exacte omvang en eventuele kosten hangen af van het aantal administraties, de hoeveelheid en kwaliteit van de gegevens, de gewenste inrichting en eventuele koppelingen. Na een korte inventarisatie maken we de aanpak concreet. Zo is helder wat twoScript voor je regelt en welke informatie of beslissingen we van jouw kant nodig hebben.
Hoe voorkom je problemen tijdens de overstap?
Een soepele migratie begint met een goede controle van de brongegevens. Kijk samen met ons naar dubbele klantrecords, verouderde adressen, ongebruikte producten en lopende offertes. Beslis ook hoe je omgaat met openstaande facturen en terugkerende diensten. Die keuzes bepalen hoe je na de overstap verder werkt en welke informatie medewerkers nodig hebben.
Plan daarnaast een duidelijk omschakelmoment. Rond waar mogelijk lopende handelingen in WeFact af of spreek af hoe ze worden overgenomen. Controleer na de migratie een aantal belangrijke dossiers, zoals een klant met meerdere contactpersonen, een openstaande offerte en een terugkerende factuur. Vergelijk relevante aantallen of totalen met de export. Pas wanneer de afgesproken controles kloppen, kan je team met vertrouwen verder in twoManage.
Wat kost overstappen van WeFact?
De kosten zijn afhankelijk van de omvang van de migratie en de gewenste begeleiding. Een beperkte overstap met een overzichtelijke klantenlijst vraagt iets anders dan meerdere administraties met veel historische documenten, lopende opdrachten en terugkerende facturen. Ook de inrichting van twoManage en eventuele koppelingen spelen mee. We bespreken je situatie vooraf en maken duidelijk welke werkzaamheden en kosten bij jouw overstap horen.
Bekijk alvast de pakketten en prijzen van twoManage. Voor een passend migratievoorstel bespreken we ook hoeveel gebruikers je hebt, hoe je nu factureert en welke gegevens behouden moeten blijven.
Wil je overstappen van WeFact? Bespreek je situatie met twoScript
Je hoeft niet over te stappen omdat WeFact van naam of eigenaar verandert. Maar als je klantbeheer, projecten, uren en facturatie beter op elkaar wilt laten aansluiten, kan dit een goed moment zijn om je huidige werkwijze opnieuw te bekijken. twoScript helpt je onderzoeken of twoManage past en kan de afgesproken migratie volledig voor je verzorgen.
Plan een demo van twoManage en bespreek de overstap met ons. Heb je eerst vragen over gegevens, planning of migratiekosten? Neem contact op met twoScript. We maken samen een helder stappenplan dat past bij jouw organisatie.