Een nieuwe factuur per mail versturen doe je vanuit de factuurmaker met Versturen. Controleer eerst de factuur en de tab E-mail in het live voorbeeld. Let op de factuurdatum: een datum in de toekomst leidt tot geplande verzending in plaats van een directe mail.
Hoe controleer en verstuur je de mail?
- Open Nieuwe factuur en stel de factuur samen.
- Controleer de factuurgegevens in Live voorbeeld → Factuur.
- Kies E-mail in hetzelfde voorbeeld.
- Controleer Aan, Template en Bijlagen.
- Controleer het Onderwerp en het Bericht. Pas deze zo nodig aan.
- Controleer de Factuurdatum en kies Versturen.
- Bij Geplande verzending: lees de datum en bevestig alleen wanneer je op die datum wilt laten versturen.
- Lees na de actie de bevestiging of foutmelding.
Naar welk e-mailadres gaat de factuur?
Controleer het adres bij Aan. De verzendroute gebruikt het e-mailadres van de geselecteerde klant. Een e-mailadres bij een afzonderlijke contactpersoon is geen bewijs dat die persoon deze factuur ontvangt.
Is het klantadres verkeerd, werk dan eerst de relevante klantgegevens bij en controleer daarna de preview opnieuw. Voorbeeld: een projectcontact staat bij Contacten, terwijl facturen naar de administratie moeten. Zorg dat de klantgegevens en de getoonde ontvanger bij die afspraak passen.
Hoe wijzig je de berichttekst zonder de factuur te veranderen?
In de e-mailpreview kun je Onderwerp en Bericht aanpassen. Gebruik een herkenbaar onderwerp en verwijs naar de opdracht zonder bedragen of deadlines te noemen die afwijken van de PDF. Controleer de bijlagen, waaronder de factuur en eventuele aanvullende bijlagen die de configuratie toevoegt.
Reset template zet de mail terug naar het gebruikte template. Controleer de tekst opnieuw na een reset; eigen aanpassingen kunnen daarmee verdwijnen. Een wijziging van het mailbericht past niet vanzelf de factuurregels aan.
Wat doe je als de klant de mail niet ontvangt?
- Controleer of het om directe of geplande verzending gaat.
- Controleer het e-mailadres en een eventuele verzendfout.
- Vraag de klant ook de ongewenste mail te bekijken.
- Laat de beheerder de mailconfiguratie of beschikbare verzendregistratie controleren.
- Controleer eerst of de factuur al bestaat voordat je opnieuw een nieuwe factuur maakt.
Een PDF die je kunt openen bewijst niet dat een e-mail is bezorgd. Een geslaagde verzendactie bewijst evenmin dat de klant het bericht heeft gelezen. Noteer bij een probleem het factuurnummer, de bedoelde ontvanger en het tijdstip, zodat de beheerder gericht kan zoeken.
Veelgestelde vragen
Verstuurt Voorbeeld ook de factuurmail?
Voorbeeld is de controleactie voor het document. Gebruik Versturen voor de verzendactie en controleer vervolgens de melding.
Waarom wordt mijn factuur niet direct verstuurd?
Controleer de factuurdatum. Bij een toekomstige datum toont de factuurmaker Geplande verzending met de betreffende datum.
Moet ik een nieuwe factuur maken om opnieuw te mailen?
Maak niet meteen een tweede factuur. Controleer de bestaande factuur en laat een eventuele herverzending vanuit de beschikbare werkwijze beoordelen.