Een meeting aanmaken en deelnemers uitnodigen doe je bij Meetings met Nieuwe meeting. Kies Online of Op locatie, bepaal het moment en vul titel en genodigden in. Controleer de opgeslagen afspraak en uitnodigingsmelding; een aangemaakte meeting is niet vanzelf bewijs dat iedereen de mail heeft ontvangen.
Hoe maak je de afspraak?
- Open Meetings en kies Nieuwe meeting.
- Kies bij Soort meeting Online of Op locatie.
- Kies bij Moment Nu starten of Inplannen, passend bij de afspraak.
- Vul bij inplannen Datum en tijd en Duur in.
- Vul de Locatie in wanneer de meeting op locatie is.
- Vul Titel en eventuele Omschrijving in en controleer Klant en Vragenlijst.
- Vul bij Genodigden de bedoelde namen en e-mailadressen in; voeg zo nodig een deelnemer toe.
- Kies Start meeting of Meeting inplannen, passend bij de gekozen optie.
- Controleer de resultaatmelding en de afspraak bij actieve of aankomende meetings.
Waarom controleer je soort en moment afzonderlijk?
Een online meeting kan direct worden gestart of worden ingepland. Een afspraak op locatie vraagt een locatie en een gepland moment. Controleer deze velden zodat het resultaat past bij wat deelnemers verwachten.
Voorbeeld: je wilt morgen een klantoverleg op locatie. Kies Op locatie en Inplannen, vul het adres en de toekomstige datum in en controleer de duur. Gebruik niet Nu starten wanneer je een afspraak voor morgen wilt vastleggen.
Hoe controleer je de uitnodigingen en koppelingen?
Controleer de e-mailadressen vóór bevestigen en lees na aanmaken de terugkoppeling. De klantkeuze legt de context van de meeting vast; controleer daarnaast welke genodigden daadwerkelijk zijn ingevuld. Een klantselectie en een uitnodigingsadres zijn verschillende controles.
Bekijk de afspraak terug in het overzicht en controleer titel, tijd en deelnemers. Vraag bij een ontbrekende mail om de verzending te controleren. Stuur niet direct een tweede identieke meeting als alleen één uitnodiging niet lijkt aan te komen.
Wat doe je bij een mislukte planning of toegang?
- Controleer de verplichte titel en geldige adressen.
- Controleer dat een geplande datum in de toekomst ligt.
- Controleer locatie en duur bij een afspraak op locatie.
- Controleer de melding en de bestaande meetinglijst.
- Laat rechten en beschikbaarheid van de functie controleren.
Bij online deelname controleer je ook de aangeboden toegang en de benodigde browsertoestemming voor camera of microfoon. Deel meetinglinks alleen met bedoelde deelnemers en behandel een uitnodigingsfout afzonderlijk van een aangemaakte afspraak.
Veelgestelde vragen
Kan ik direct een online meeting starten?
Kies Online en Nu starten wanneer die directe start de bedoeling is. Controleer genodigden en de startmelding.
Wat vul ik in voor een meeting op locatie?
Kies de locatievariant en een gepland moment, en controleer adres, datum, tijd en duur.
Moet ik bij een ontbrekende mail een nieuwe meeting maken?
Controleer eerst de bestaande afspraak en de verzendmelding. Een uitnodigingsprobleem is niet vanzelf een ontbrekende meeting.