Je e-mail wordt niet verstuurd of lijkt niet aan te komen? Controleer eerst het document, de gekozen verzendactie en de ontvanger. Bekijk daarna de beschikbare E-maillogs en test de mailinstellingen. Een verzonden melding betekent niet dat het bericht door de ontvanger is gelezen.
Welke controles voer je eerst uit?
- Open het bedoelde document in de juiste organisatie.
- Controleer het ontvangeradres en de gekozen e-mailinhoud.
- Controleer of je een verzendactie gebruikte en niet alleen een voorbeeld of concept opsloeg.
- Lees de resultaatmelding van die actie.
- Open E-maillogs wanneer je daarvoor toegang hebt.
- Zoek het bericht op ontvanger, onderwerp en tijdstip.
- Open de log en controleer status, context en een eventuele foutmelding.
- Laat de mailinstellingen testen als verzending is mislukt.
Wat vertellen de e-maillogs?
Het overzicht toont uitgaande berichten met status en verzendcontext. De lezer toont onder meer ontvanger, inhoud, bijlagen en bij een mislukte verzending de beschikbare foutmelding. Controleer dat de log bij hetzelfde document en dezelfde poging hoort.
Een verzonden log is geen leesbevestiging. Vraag de ontvanger om de inbox, ongewenste mail en het juiste adres te controleren. Voorbeeld: de log hoort bij een oud contactadres. Corrigeer eerst de bedoelde ontvanger voordat je opnieuw verzendt.
Hoe controleer je de verzendconfiguratie?
Een bevoegde beheerder kan bij Mailinstellingen een bereikbaar Testadres invoeren en Testmail sturen gebruiken. Bij een eigen mailserver controleert die collega servernaam, poort, versleuteling, account en afzender tegen de verstrekte gegevens.
De test gebruikt de actuele formulierwaarden. Sla een werkende wijziging afzonderlijk op. Een geslaagde testmail helpt de configuratie controleren, maar controleer daarna ook de ontvanger en melding van de bedoelde factuur- of offertemail.
Wanneer probeer je opnieuw te versturen?
Probeer opnieuw wanneer de oorzaak is gecontroleerd en je weet wat de vorige poging heeft gedaan. Bij een onduidelijke melding zoek je eerst de log. Daarmee voorkom je dat dezelfde klant meerdere identieke documenten krijgt.
- Controleer of de mailactie direct of voor een later moment bedoeld was.
- Controleer of document en bijlage beschikbaar zijn.
- Controleer of de fout bij één adres of bij meerdere berichten voorkomt.
- Geef het scherm, tijdstip en de foutmelding door aan de beheerder.
Stuur bij een hulpvraag geen mailwachtwoord, resetlink of volledige klantmail mee wanneer die gegevens niet nodig zijn. Gebruik de specifieke melding om de oorzaak te laten onderzoeken.
Veelgestelde vragen
Betekent Verzonden dat de ontvanger heeft gelezen?
Nee. Controleer ontvangst bij de ontvanger. De logstatus is geen leesbevestiging.
Wat als ik geen E-maillogs kan openen?
Laat een bevoegde beheerder de betreffende poging op tijdstip, ontvanger en document controleren.
Slaat de testmail nieuwe instellingen op?
Nee. De test gebruikt huidige formulierwaarden. De beheerder moet de bedoelde configuratie afzonderlijk opslaan.