Wat vind je in een projectdossier?
Het projectdossier brengt de klant, het team, de uren en de afspraken voor één project bij elkaar. Begin hier als je wilt weten waar een opdracht staat of wanneer je werk op het juiste project wilt registreren. In het voorbeeld werken we aan de implementatie van een klantportaal voor een fictief bedrijf.
Hoe open je het juiste project?
- Open Projecten in het zijmenu.
- Zoek het project in het projectenoverzicht. Controleer zowel de projectnaam als de gekoppelde klant: verschillende klanten kunnen vergelijkbare opdrachten hebben.
- Open het project. Controleer bovenaan de projectnaam, klant en status voordat je uren of notities toevoegt.
- Start bij Overzicht. Daar vind je de geregistreerde uren, start- en einddatum, projectbriefing en het toegewezen team.
Welk tabblad heb je nodig?
- Overzicht: bekijk de briefing, datums, gekoppelde klant en medewerkers.
- Uren: bekijk geschreven uren en activiteiten. Vanuit de projectacties kan deze route ook Activiteiten heten.
- Projectboard: organiseer taken en voortgang. Staat er Projectboard aanmaken, dan is er nog geen board voor dit project. Maak er alleen een aan als je dat nodig hebt en mag.
- Planning: bekijk of plan activiteiten voor het project, wanneer je daarvoor rechten hebt.
- Notities: leg praktische afspraken en overdracht vast. Gebruik een duidelijke datum en beschrijf wat de volgende medewerker moet weten.
- Financieel: bekijk de gekoppelde offertes en facturen als je deze gegevens mag zien.
- Instellingen: beheer projectgegevens wanneer jouw rol dit toestaat.
Hoe controleer je de voortgang?
Bekijk eerst de briefing: wat is afgesproken en wat moet nog gebeuren? Controleer daarna de uren en planning. Het aantal geregistreerde uren zegt hoeveel tijd is geschreven; het bewijst op zichzelf niet dat het project klaar is of dat alle uren al zijn gefactureerd.
Open het board als het team daarmee werkt en bekijk de taken. Controleer ook de notities voor recente afspraken. Een leeg veld bij de einddatum betekent dat er nog geen geplande opleverdatum is ingevuld; leid daar geen deadline uit af.
Wat controleer je voordat je verder werkt?
- Je hebt het juiste project en de juiste klant geopend.
- Je weet of het project actief of gearchiveerd is.
- Je begrijpt de briefing en de eerstvolgende taak.
- Je gebruikt het tabblad dat past bij je handeling.
Veelgestelde vragen
Waarom ontbreekt een tabblad of knop?
De zichtbaarheid hangt onder andere af van je rechten, beschikbare modules en projectstatus. Vraag de beheerder of je toegang hoort te hebben tot dit onderdeel. Geef de projectnaam en de ontbrekende actie door.
Waarom staat er geen projectomschrijving?
Dan is nog geen briefing toegevoegd. Vraag de projectverantwoordelijke om de opdracht en afspraken vast te leggen voordat je op basis van aannames aan het werk gaat.
Is een projectboard verplicht?
Een project kan bestaan zonder board. Het overzicht laat dan zien dat een board nog moet worden aangemaakt. Gebruik het board als het team taken op die manier wil organiseren.
Kan ik de klant vanuit het project openen?
Gebruik de link bij de klantgegevens, zoals Open klant, wanneer die voor jouw rol beschikbaar is. Controleer opnieuw de klantnaam voordat je klantgegevens aanpast.