Een project archiveren doe je met Archiveren in het actiemenu van het project. Controleer eerst of het werk en de administratie gereed zijn. Na de statuswijziging zoek je het project terug bij Gearchiveerde projecten. Archiveren is een statuswijziging, geen verwijdering van het dossier.
Hoe archiveer je de opdracht?
- Open Projecten en zoek de juiste opdracht.
- Controleer de klant en open het dossier voor een laatste inhoudelijke controle.
- Bekijk uren, planning, open boardtaken en financiële onderdelen.
- Ga terug naar de projectregel en open het actiemenu met de drie puntjes.
- Kies Archiveren en lees een eventuele bevestiging.
- Controleer de resultaatmelding.
- Open Gearchiveerde projecten en zoek de opdracht terug.
Wat controleer je voordat je archiveert?
Controleer of de oplevering is afgerond, eventuele timers zijn gestopt en medewerkers hun uitgevoerde tijd hebben geregistreerd. Bekijk nog te plannen of ingeplande werkzaamheden en spreek af wat daarmee moet gebeuren.
Controleer ook offerte- en factuurgegevens. Archiveren is geen verzending, betaalregistratie of financiële correctie. Voorbeeld: het werk is klaar maar de laatste factuur staat nog open. De projectstatus en de factuurstatus blijven twee afzonderlijke controles.
Waarom verdwijnt het project uit het actieve overzicht?
Het overzicht onderscheidt actieve en gearchiveerde projecten. Een gearchiveerde opdracht kan daardoor buiten de actieve lijst vallen. Zoek bij Gearchiveerde projecten en maak zo nodig zoektekst en filters leeg.
Gebruik dezelfde projectnaam en klant bij het terugzoeken. Maak geen nieuw project met dezelfde naam om de historie te bekijken. Het bestaande dossier is de plek voor de eerdere uren en afspraken.
Wat doe je bij een fout of verkeerde status?
Lees de melding na de actie en controleer in beide overzichtsweergaven waar de opdracht staat. De beschikbare vervolgactie om de status te wijzigen hangt af van je rechten en de aangeboden interface. Laat de beheerder het bestaande project herstellen wanneer je de passende actie niet ziet.
- Controleer de bedoelde projectregel en klant.
- Controleer je archiveerrechten.
- Controleer de filters in de archieflijst.
- Controleer de huidige status vóór een tweede actie.
Archiveren kan de beschikbare projectacties beïnvloeden. Laat medewerkers weten dat de opdracht een andere status heeft voordat zij verder proberen te registreren.
Veelgestelde vragen
Worden uren en facturen verwijderd door archiveren?
Archiveren wijzigt de projectstatus. Zoek het bestaande dossier en controleer de historie; gebruik deze actie niet als verwijderhandeling.
Waar vind ik een gearchiveerd project?
Open Gearchiveerde projecten in het projectenoverzicht en controleer de actieve filters.
Maakt archiveren open facturen betaald?
Nee. Controleer betalingen en open bedragen bij de betreffende facturen afzonderlijk.