Een inkoopfactuur toevoegen doe je in Inkopen via de invoerregel van het overzicht. Vul datum, factuurnummer, omschrijving, bedrag exclusief btw, btw-percentage en categorie in. Kies de juiste betaaltoewijzing, gebruik Toevoegen en controleer de boeking en bijbehorende bon.
Hoe maak je de inkoopboeking?
- Open Inkopen in de juiste organisatie.
- Zoek op nummer, omschrijving en bedrag om dubbele invoer te voorkomen.
- Ga naar de invoerregel van het overzicht.
- Vul datum, factuurnr en omschrijving in.
- Neem het bedoelde Bedrag excl. en BTW % over van de factuur.
- Kies Open of de passende banktoewijzing.
- Kies de juiste Categorie en gebruik Toevoegen.
- Zoek de opgeslagen regel en controleer de waarden.
- Gebruik de beschikbare Bonnen-actie bij de boeking om het document toe te voegen en te controleren.
Waarom is exclusief btw een belangrijke controle?
De invoerregel vraagt een bedrag exclusief btw. Het totaal inclusief btw op de leveranciersfactuur is daardoor niet zonder controle het juiste bedrag voor dat veld. Vergelijk na opslaan de bedragen in de rij met het brondocument.
Voorbeeld: een aankoopdocument bevat een nettobedrag, btw en een totaal. Neem de bedoelde nettowaarde en het passende percentage over. Gebruik de uitsplitsing van het document om de registratie te controleren, zonder zelf een ontbrekend belastingbedrag te verzinnen.
Wat betekenen categorie, toewijzing en bijlage?
De categorie helpt de uitgave in het overzicht terug te vinden. De betaaltoewijzing geeft Open of een beschikbare rekening weer. Het bestand bij Bonnen is het brondocument. Deze gegevens hebben een eigen functie: een geüploade bon bewijst niet dat de uitgave betaald is.
Controleer bij Details de beschikbare relatiegegevens wanneer je de boeking aan een leverancier wilt toewijzen. De eenvoudige invoerregel bevat geen aparte leveranciersselectie. Controleer daarom de opgeslagen relatie via de detailweergave in plaats van aan te nemen dat een leverancier automatisch is gekozen.
Wat doe je bij een ontbrekende of dubbele boeking?
- Controleer periode, zoektekst en statusfilter.
- Zoek ook in de inbox en bij ingediende declaraties.
- Controleer de melding na Toevoegen.
- Controleer of verplichte omschrijving, categorie en bedragen zijn ingevuld.
- Controleer de gekoppelde bon afzonderlijk.
Voeg dezelfde factuur niet opnieuw toe omdat de bijlage nog ontbreekt. Zoek de bestaande regel en voeg het document daar toe. Laat een dubbele of verkeerd verwerkte boeking door een bevoegde collega beoordelen.
Veelgestelde vragen
Vul ik het bedrag inclusief btw in?
De invoerregel vraagt Bedrag excl. Controleer de exclusieve waarde en het btw-percentage aan de hand van de factuur.
Maakt een bonupload de boeking betaald?
Nee. Controleer de betaaltoewijzing en de betaling afzonderlijk.
Moet ik een ingediende declaratie nog eens invoeren?
Zoek eerst de gekoppelde inkoopboeking. De declaratieverwerking kan deze al in de inbox hebben geplaatst.