Een declaratie met bon indienen doe je via Declaraties in het medewerkersprofiel. Kies Nieuwe declaratie, vul de bongegevens in en voeg het bestand toe. Controleer na Indienen de melding en de declaratiestatus. Bij een geslaagde inzending wordt de bon ook bij de inkoopboeking geplaatst.
Hoe voeg je de declaratie toe?
- Open het juiste medewerkersprofiel en kies Declaraties.
- Kies Nieuwe declaratie.
- Vul Datum bon en Bedrag incl. BTW in zoals op de bon.
- Vul de Leverancier in als die bekend is.
- Beschrijf de uitgave bij Korte omschrijving.
- Kies bij PDF of scan van de bon het juiste bestand.
- Controleer de bestandsnaam en kies Indienen.
- Lees de melding en zoek de declaratie met bedrag en status terug.
Welke bon kun je uploaden?
Het formulier accepteert PDF, JPG, PNG, WEBP en HEIC tot maximaal 15 MB. De bijlage is verplicht. Controleer dat leverancier, datum, bedrag en de relevante regels leesbaar zijn. Een bestandsnaam die bij de uitgave past helpt om de juiste bijlage te herkennen.
Voorbeeld: je hebt kantoorbenodigdheden voorgeschoten. Gebruik de datum en het totaalbedrag van die aankoop, beschrijf wat je hebt gekocht en voeg de bijbehorende bon toe. Kies niet een scan van een eerdere aankoop met een vergelijkbaar bedrag.
Is indienen hetzelfde als goedkeuren of uitbetalen?
Nee. De inzending legt de declaratie en de bon vast en plaatst de gekoppelde inkoopboeking in de inbox. De actuele verwerking is zichtbaar in de declaratiestatus. Controleer die status afzonderlijk; een bevestigde inzending bewijst geen uitbetaling.
Een bevoegde collega kan declaraties in Personeelszaken bekijken. Maak niet daarnaast handmatig dezelfde inkoopboeking om de bon beschikbaar te maken. Zoek eerst de gekoppelde boeking terug, zodat de uitgave niet dubbel in de administratie komt.
Wat controleer je als indienen mislukt?
- Controleer datum, positief bedrag en de verplichte omschrijving.
- Controleer het bestandstype en de grootte van de bijlage.
- Controleer of het bestand daadwerkelijk is geselecteerd.
- Lees de foutmelding en controleer de lijst voordat je opnieuw indient.
- Laat je rechten en de beschikbare module controleren als Declaraties ontbreekt.
Een verlopen sessie kan een nieuwe login vereisen. Heropen dan het bedoelde profiel en kijk eerst of de declaratie al bestaat. Deel bij een hulpvraag geen bon met onnodige persoonlijke gegevens.
Veelgestelde vragen
Is een bijlage verplicht?
Ja. Het formulier vraagt een PDF of scan van de bon en controleert het bestand bij het indienen.
Welk bedrag vul ik in?
Het veld heet Bedrag incl. BTW. Neem het bedoelde totaal van de bon over en controleer de opgeslagen waarde.
Waar zie ik de voortgang?
Bekijk de declaratie in het medewerkersprofiel. Bevoegde collega’s kunnen de verwerking ook via Personeelszaken volgen.