Een klant registreren begint bij de knop Klant registreren in het klantenoverzicht. Het formulier vraagt zowel organisatiegegevens als accountgegevens. Zoek eerst of de klant al bestaat en vul daarna de gegevens in die bij dit nieuwe dossier horen.
Hoe voeg je de klant toe?
- Open Klanten en zoek op de naam en het e-mailadres.
- Bestaat het dossier al? Open dat dossier en werk het bij in plaats van opnieuw te registreren.
- Kies Klant registreren als het om een nieuwe klant gaat.
- Vul Naam of organisatie in. Gebruik een naam die collega’s herkennen.
- Vul straat en huisnummer, postcode en plaats en het juiste land in wanneer deze bekend zijn.
- Vul het verplichte E-mailadres, de Gebruikersnaam, het Wachtwoord en Herhaal wachtwoord in.
- Controleer de invoer en kies Registreren.
Welke gegevens moet je vooraf verzamelen?
Zorg dat je de juiste organisatienaam, het afgesproken e-mailadres en het adres kent. Het e-mailadres is niet hetzelfde als de gebruikersnaam: controleer beide velden apart. Vul het wachtwoord twee keer identiek in.
De registratievelden zijn geschikt voor personen en organisaties. Gebruik bij een organisatie de afgesproken bedrijfsnaam en zet gegevens van afzonderlijke contactpersonen later bij Contacten. Zo blijft het verschil tussen de klant en de mensen met wie je samenwerkt duidelijk.
Hoe controleer je of de registratie is gelukt?
Lees de bevestiging of foutmelding na het verzenden. Ga daarna naar het klantenoverzicht, wis eventuele filters en zoek op de zojuist ingevulde naam of het e-mailadres. Open het gevonden dossier en controleer naam, adres en accountgegevens.
Een ingevuld formulier is op zichzelf nog geen bevestiging dat het dossier is opgeslagen. Maak bij een onduidelijke melding niet meteen een tweede registratie. Controleer eerst de lijst om dubbele dossiers te voorkomen.
Wat doe je bij een fout of dubbele klant?
- Controleer of alle velden met een sterretje zijn ingevuld.
- Controleer het e-mailadres en of beide wachtwoordvelden overeenkomen.
- Lees de precieze foutmelding in plaats van alleen opnieuw te klikken.
- Zoek opnieuw voordat je een tweede gebruikersnaam of bedrijfsnaam gebruikt.
Voorbeeld: Noordlicht Studio staat al onder Noordlicht Studio B.V. Gebruik het bestaande dossier. Daar kun je klantgegevens wijzigen en een nieuwe contactpersoon toevoegen, terwijl de historie bij dezelfde klant blijft.
Veelgestelde vragen
Kan ik hier alleen een bedrijfsnaam invoeren?
Nee. Deze registratieroute vraagt ook verplichte accountgegevens. Laat de beheerder de passende werkwijze bepalen als je uitsluitend een administratief dossier nodig hebt.
Wordt er automatisch een uitnodiging verstuurd?
Ga daar niet van uit op basis van het registratieformulier. Controleer de bevestiging en de accountwerkwijze van jouw organisatie.
Moet een contactpersoon een afzonderlijke klant worden?
Meestal voeg je een contactpersoon toe aan het bestaande klantdossier. Maak alleen een afzonderlijke klantregistratie als het ook een afzonderlijke klantrelatie is.