Offerte- en factuurtemplates aanpassen doe je bij de betreffende template-instellingen. E-mailtemplates beheer je afzonderlijk voor onderwerp en berichtinhoud. Maak zo nodig eerst een kopie, pas de bedoelde template aan en controleer een documentpreview of testmail voordat je deze gebruikt.
Hoe wijzig je een documenttemplate?
- Open Instellingen en kies de offerte- of factuurtemplates.
- Zoek de gebruikte template en controleer de omschrijving.
- Gebruik Dupliceer als je een afzonderlijke variant wilt maken.
- Open Bewerken of Bewerk bij de bedoelde template.
- Pas omschrijving en inhoud aan in het aangeboden formulier.
- Controleer bij offertes de aanvullende kopinstellingen en Standaard Template als je die keuze wijzigt.
- Kies Opslaan.
- Maak een gecontroleerd documentvoorbeeld en controleer de gebruikte template, gegevens en pagina-indeling.
Hoe wijzig en test je de e-mailtemplate?
Open E-mail Templates, kies Bewerken en controleer Naam, Onderwerp en HTML. Gebruik Update Template om de wijziging te bewaren. De bewerker biedt ook Verstuur testmail; controleer de aangeboden testactie en ontvanger voordat je die uitvoert.
Voorbeeld: je wilt de introductietekst in de factuurmail aanpassen. Wijzig de e-mailtemplate en controleer die mail. De PDF-template bepaalt de bijlage en is een andere controle. Test beide wanneer je ook de vormgeving van de factuur wijzigt.
Hoe wordt de juiste template gebruikt?
Een opgeslagen template moet ook bij de bedoelde document- of mailroute zijn geselecteerd. De instellingen voor E-mail versturen per event koppelen gebeurtenissen en talen aan e-mailtemplates. Controleer de juiste eventregel en taal en sla die selectie afzonderlijk op.
Een dienst kan daarnaast een eigen factuurmailtemplate aanbieden. Controleer daarom de specifieke documentpreview en verzendcontext. Een kopie maken verandert niet vanzelf iedere bestaande koppeling. Eerder aangemaakte PDF-bestanden moet je apart beoordelen.
Wat controleer je bij ontbrekende velden of verkeerde opmaak?
- Controleer de gebruikte template en documentsoort.
- Behoud de benodigde invulvelden en templatevariabelen.
- Controleer pagina-einden en de leesbaarheid in het PDF-voorbeeld.
- Controleer event- en taalselecties voor e-mail.
- Lees een foutmelding voordat je opnieuw opslaat of verstuurt.
Verwijder geen werkende standaardtemplate om een opmaakprobleem te herstellen. Gebruik een gecontroleerde variant en laat ingewikkelde HTML-aanpassingen beoordelen als de preview onjuist blijft.
Veelgestelde vragen
Is de PDF-template hetzelfde als de e-mailtemplate?
Nee. De documenttemplate bepaalt de PDF; de e-mailtemplate bepaalt onderwerp en berichtinhoud.
Is een kopie meteen overal actief?
Controleer de documentkeuze en mailkoppelingen afzonderlijk. Dupliceren verandert niet vanzelf elke bestaande selectie.
Kan ik een gebruikte template zomaar verwijderen?
De interface kan verwijderen beperken voor standaardtemplates of gekoppelde e-mailtemplates. Controleer het gebruik en de melding.