Een betalingsherinnering sturen doe je met de herinneringsactie bij een open factuur. Controleer eerst de actuele betaalregistraties en het open bedrag. Bekijk daarna in Herinnering versturen de ontvanger, de mailinhoud en de eventuele factuurbijlage voordat je bevestigt.
Hoe verstuur je de herinnering?
- Zoek de factuur in het facturenoverzicht.
- Controleer nummer, klant, vervaldatum en het actuele open bedrag.
- Bekijk de betaalgegevens om een nog te verwerken betaling te herkennen.
- Kies de herinneringsactie voor die factuur.
- Controleer in Herinnering versturen de ontvanger en het beschikbare mailvoorbeeld.
- Controleer de taal, inhoud en bijlage die in het voorbeeld worden getoond.
- Bevestig de verzending en lees het resultaat.
- Controleer bij een fout eerst de bestaande verzending voordat je de handeling herhaalt.
Waarom controleer je betalingen vóór verzending?
Een klant kan al betaald hebben terwijl de registratie nog ontbreekt of verkeerd is gekoppeld. Vergelijk daarom de factuurreferentie en de gemelde betaling. Het open bedrag in twoManage is de geregistreerde stand, geen zelfstandig bewijs dat er geen bankbetaling heeft plaatsgevonden.
Voorbeeld: een factuur staat nog open, maar de klant meldt een overboeking. Laat die betaling eerst controleren en verwerken. Stuur niet direct een herinnering omdat de lijst nog niet is bijgewerkt.
Wat controleer je in het mailvoorbeeld?
Controleer de bedoelde klant, het e-mailadres, de tekst en de factuurreferentie. De preview kan ook aangeven of de PDF-bijlage gevonden is. Een ontbrekende bijlage is een reden om het document te controleren voordat je de verzending bevestigt.
Bij meerdere geselecteerde facturen controleer je alle ontvangers en documenten afzonderlijk. Eén foutieve selectie kan een herinnering aan de verkeerde klant opleveren. Begin met één factuur als je de handeling voor het eerst uitvoert.
Wat doe je als verzending mislukt?
- Lees de foutmelding van de herinneringsactie.
- Controleer het e-mailadres en de beschikbaarheid van de PDF.
- Laat de mailinstellingen beoordelen en stuur zo nodig een testmail.
- Controleer welke verzendingen wel zijn gelukt bij een actie met meerdere facturen.
Maak geen nieuwe factuur om een herinneringsprobleem op te lossen. Gebruik de bestaande referentie en geef het tijdstip en de melding door aan de beheerder. Een geslaagde verzendmelding is geen bewijs dat de klant het bericht heeft gelezen.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere herinneringen tegelijk sturen?
Het overzicht ondersteunt acties op geselecteerde facturen. Controleer per factuur de bedragen en ontvangers voordat je de gezamenlijke verzending bevestigt.
Moet ik een nieuwe factuur aanmaken voor een herinnering?
Nee. De herinneringsactie hoort bij de bestaande factuur.
Waarom ontbreekt de herinneringsactie?
Laat de rechten voor herinneringen controleren en controleer de status van de bedoelde factuur.