Een offerte digitaal ondertekenen gebeurt via de ondertekenlink die je met de offerte naar de klant verstuurt. De klant bekijkt het voorstel, zet een handtekening, vult de volledige naam in en kiest Akkoord & Ondertekenen. Controleer daarna de opgeslagen ondertekenstatus in twoManage.
Hoe stuur je de juiste link en begeleid je de klant?
- Controleer de offerte-inhoud, klant en prijzen.
- Kies de verzendactie bij de offerte.
- Laat Voeg link toe om digitaal te ondertekenen geselecteerd als je deze route wilt gebruiken.
- De klant opent de link uit de mail en controleert het voorstel.
- De klant zet een handtekening in het tekenveld en vult Uw volledige naam in.
- De klant kiest Akkoord & Ondertekenen.
- Controleer de bevestiging en daarna in twoManage de status, naam en datum.
Hoe controleer je of de handtekening is opgeslagen?
De ondertekenpagina geeft een bevestiging na een geslaagde opslag. Een reeds ondertekende offerte toont ook de ondertekengegevens. Controleer vanuit het interne offerteoverzicht of de offerte als Ondertekend staat.
Het tekenen in het veld alleen is nog geen bevestiging. De handtekening en de ingevulde naam moeten worden verzonden en opgeslagen. Een mail met de link is evenmin bewijs dat de klant de offerte heeft geaccepteerd.
Wat als de klant een fout maakt in het tekenveld?
Met Wis handtekening kan de klant het tekenveld leegmaken voordat de ondertekening wordt opgeslagen. Vul daarna de naam in en controleer het voorstel nogmaals. De pagina vraagt zowel een handtekening als een naam.
Voorbeeld: de klant tekent maar vergeet de naam. De pagina meldt dat de naam verplicht is. Laat de klant het formulier compleet maken in plaats van intern alvast te concluderen dat de offerte is ondertekend.
Waarom kan de offerte niet meer worden ondertekend?
De publieke pagina kan melden dat de offerte al is ondertekend of niet meer ondertekend kan worden. Controleer de actuele status van het bestaande voorstel en of de klant de juiste link gebruikt. Deel niet zomaar een link van een andere offerte om verder te kunnen.
Bij een technische opslagfout controleer je de melding en laat je de beheerder de offerte beoordelen. Houd de inhoud en de bedoelde klant gelijk. Maak een gewijzigde afspraak via de afgesproken offertewerkwijze; een ander document is geen stille vervanging van een reeds geaccepteerd voorstel.
Veelgestelde vragen
Moet de klant een volledige naam invullen?
Ja. De publieke ondertekenpagina vraagt een naam en controleert dat deze is ingevuld.
Kan de klant vóór opslaan opnieuw tekenen?
Ja. Gebruik Wis handtekening en zet daarna de gewenste handtekening in het veld.
Is de offerte automatisch gefactureerd na ondertekening?
Nee. Controleer de vervolgstap naar de factuurmaker afzonderlijk. Ondertekend is de acceptatiestatus van de offerte.