Een offerte aan een project koppelen doe je bij Financieel in het projectdossier. Kies Offerte koppelen, selecteer de juiste offerte en bevestig de koppeling. Controleer daarna of de offerte bij Gekoppelde offertes staat en bij de klant en opdracht past.
Hoe maak je de koppeling stap voor stap?
- Open het bedoelde project via Projecten.
- Controleer de projectnaam en de gekoppelde klant.
- Open Financieel en zoek Gekoppelde offertes.
- Kies Offerte koppelen.
- Selecteer de juiste Offerte. Controleer de herkenbare offertegegevens voordat je bevestigt.
- Kies in het formulier opnieuw Offerte koppelen.
- Controleer de gekoppelde offerte en de getoonde onderdelen in het project.
Wat verandert er door de koppeling?
De koppeling brengt de offertegegevens bij het project. Dat helpt om de opdracht en de financiële onderdelen in dezelfde context te bekijken. In de factuurmaker voor een project kunnen vervolgens projecturen en offerte-items als basis dienen; controleer daar welke onderdelen je daadwerkelijk selecteert.
Een koppeling verstuurt geen offerte en vormt geen bewijs van klantakkoord. Controleer de offerte zelf en de relevante status voordat je de afspraak als definitief behandelt.
Hoe lees je het getoonde budgetgebruik?
Een percentage bij offerteonderdelen kan het gebruik van uren of budget weergeven. Dat is geen percentage gereed project. Een team kan het beschikbare budget hebben gebruikt terwijl er nog werkzaamheden openstaan.
Combineer deze financiële informatie daarom met de briefing, geregistreerde uren en het projectboard. Bespreek een afwijking met de projectverantwoordelijke. Pas niet alleen een taakstatus aan om het financiële beeld te laten aansluiten.
Wat controleer je als koppelen niet lukt?
- Controleer of er een offerte beschikbaar is om te selecteren.
- Controleer of de offerte al bij Gekoppelde offertes staat.
- Lees een eventuele foutmelding en controleer het gekozen project.
- Laat de beheerder je koppelrechten controleren als de knop ontbreekt.
Voorbeeld: je hebt een implementatieproject en een afzonderlijke onderhoudsofferte voor dezelfde klant. Koppel de implementatieofferte aan het implementatieproject. Controleer de inhoud en niet alleen de klantnaam, zodat je geen onderhoudsbudget aan de verkeerde opdracht hangt.
Veelgestelde vragen
Kan ik bij het aanmaken van een project al een offerte kiezen?
Ja. Het formulier voor een nieuw project bevat een optionele Offerte koppelen-selectie. Controleer na het aanmaken ook daar het resultaat.
Wordt de offerte automatisch verstuurd door koppelen?
Nee. Koppelen is een projecthandeling. De verzending en eventuele ondertekening van de offerte controleer je afzonderlijk.
Betekent volledig budgetgebruik dat het project klaar is?
Nee. Controleer de werkzaamheden en opleverafspraken apart. Budgetgebruik en inhoudelijke afronding zijn verschillende zaken.