Wil je controleren of een factuur betaald is? Open de financiële gegevens van de klant. Zoek de juiste factuur, lees de status en vergelijk het betaalde bedrag met het open bedrag. twoManage onderscheidt onder meer Open, Deels betaald en Betaald.
Hoe controleer je één specifieke factuur?
- Open het klantdossier en kies Financieel.
- Zoek de factuur op nummer of referentie en controleer de datum.
- Vergelijk het factuurbedrag met de kolommen Betaald en Open.
- Lees de status bij dezelfde factuurregel.
- Open zo nodig de gekoppelde PDF om de factuuridentiteit te controleren.
- Controleer bij twijfel de betalingsregistratie met de verantwoordelijke medewerker voordat je een herinnering stuurt.
Wat betekenen Open, Deels betaald en Betaald?
Open betekent dat de lijst nog een open bedrag toont. Deels betaald betekent dat een deel van de factuur als betaald is geregistreerd en er nog een restant openstaat. Betaald is de getoonde status wanneer de geregistreerde betaling de factuur afdekt.
Lees de bedragen altijd mee. Een klant kan meerdere facturen hebben: een betaling op factuur A zegt niet dat factuur B ook betaald is. De totalen boven een lijst geven een samenvatting, geen antwoord over één afzonderlijke factuur.
Waarom zegt een klant dat er betaald is terwijl de factuur openstaat?
Een betaling kan nog niet in twoManage zijn verwerkt of aan een andere factuur zijn gekoppeld. Controleer de factuurreferentie, het bedrag en de datum van de betaling met de verantwoordelijke medewerker. De getoonde status is gebaseerd op de registratie in het systeem.
Voorbeeld: een factuur van 600 euro heeft 200 euro bij Betaald en 400 euro bij Open. Dat is een deelbetaling. Controleer of er nog een tweede betaling moet worden verwerkt voordat je concludeert dat de klant het resterende bedrag nog moet overmaken.
Wat controleer je vóór een betalingsherinnering?
- De herinnering gaat over het juiste factuurnummer en de juiste klant.
- Je hebt het actuele open bedrag bekeken.
- Een gemelde betaling is gecontroleerd op registratie en koppeling.
- De vervaldatum en de interne opvolgafspraak zijn gecontroleerd.
- Je gebruikt de beschikbare herinneringsactie met de juiste rechten.
Maak geen extra factuur voor een restant van een bestaande factuur zonder de afgesproken administratieve werkwijze te controleren. Daarmee kun je dezelfde levering dubbel vastleggen.
Veelgestelde vragen
Is een geopende PDF bewijs dat er is betaald?
Nee. De PDF toont het document. Controleer de geregistreerde betaling, het open bedrag en de status bij de factuurregel.
Is de klanttotaalstand voldoende voor één factuur?
Nee. Bekijk de afzonderlijke factuur. Een klant kan meerdere facturen en betalingen hebben die samen de totalen bepalen.
Waar controleer ik een projectfactuur?
Je kunt ook Financieel in het projectdossier gebruiken om de projectfacturen te vinden. Controleer steeds de juiste referentie en de actuele bedragen.