Een contactpersoon toevoegen doe je in het tabblad Contacten van het klantdossier. Je legt de naam en het e-mailadres vast en kunt telefoon, functie en aanvullende notities invullen. Het contact hoort daarna bij dezelfde klant, zodat collega’s het kunnen terugvinden.
Hoe voeg je het contact stap voor stap toe?
- Open de juiste klant via Klanten.
- Kies het tabblad Contacten en controleer of de persoon al in de lijst staat.
- Kies Voeg contact toe.
- Vul in Contactpersoon toevoegen de Naam en Email in.
- Vul zo nodig Telefoon, Functie en Notities in. Geboortedatum is een afzonderlijk, optioneel veld.
- Verzend het formulier en controleer de contactlijst op de opgeslagen persoon.
Wat is het verschil tussen klant en contactpersoon?
De klant is de organisatie of persoon met wie je de opdracht en administratie voert. Een contactpersoon is iemand die bij die relatie hoort, bijvoorbeeld de projectleider of de financiële contactpersoon. Voeg meerdere contacten toe als verschillende mensen verschillende taken hebben.
Een contactpersoon registreren maakt niet automatisch een afzonderlijk klantaccount aan. Het formulier vraagt geen gebruikersnaam of wachtwoord. Gebruik de rol of functie om collega’s te helpen de juiste persoon te benaderen.
Welke informatie helpt je collega’s?
Gebruik de volledige naam en een actueel zakelijk e-mailadres. Zet bij Functie bijvoorbeeld Projectcoördinator of Financiële administratie. Schrijf in Notities iets praktisch, zoals: bespreek de opleverplanning met deze contactpersoon.
Voorbeeld: Noordlicht Studio heeft een projectcontact en een factuurcontact. Je voegt beide toe aan hetzelfde dossier en benoemt hun functies. Daarmee voorkom je dat een collega bij een inhoudelijke projectvraag de administratie belt.
Waarom lukt toevoegen niet of ontbreekt het contact?
- Controleer of Naam is ingevuld.
- Controleer een ingevuld e-mailadres of laat het optionele veld leeg. Lees de foutmelding.
- Controleer of je het juiste klantdossier hebt geopend.
- Heropen Contacten na een geslaagde opslag om het resultaat te bekijken.
- Controleer de bestaande lijst voordat je dezelfde persoon nogmaals toevoegt.
Ontbreekt de toevoegknop, laat dan je contactrechten controleren. Wijzig niet de bedrijfsnaam om de naam van een contactpersoon te bewaren: dat maakt het klantdossier onduidelijk.
Veelgestelde vragen
Kan één klant meerdere contactpersonen hebben?
Ja. De contactlijst is bedoeld om meerdere personen bij dezelfde klant te bewaren. Gebruik functies en notities om hun verantwoordelijkheden te onderscheiden.
Wordt het contact automatisch de ontvanger van facturen?
Ga daar niet van uit. Controleer bij een nieuwe factuur de ontvanger in de e-mailpreview en pas zo nodig de relevante klantgegevens aan.
Moet ik een geboortedatum invullen?
Nee. Het veld is optioneel. Vul alleen gegevens in die je nodig hebt voor het beheer van de klantrelatie.