Een klantnotitie toevoegen doe je bij Notities & bestanden in het klantdossier. Kies Notitie toevoegen, vul de auteur en de notitie in en sla deze op. Zo blijft een afspraak terugvindbaar voor collega’s die toegang hebben tot dit dossier.
Hoe sla je een klantnotitie op?
- Open de juiste klant en controleer de organisatienaam.
- Ga naar Notities & bestanden.
- Kies Notitie toevoegen.
- Vul in Nieuwe notitie de Auteur in.
- Schrijf bij Notitie wat is afgesproken en welke vervolgstap nodig is.
- Kies Opslaan en controleer of de notitie in de lijst staat.
Hoe schrijf je een notitie waar het team iets aan heeft?
Beschrijf de aanleiding, de afspraak en de volgende actie. Gebruik concrete namen, een herkenbaar onderwerp en een datum wanneer de timing belangrijk is. Schrijf liever Afgesproken dat de projectcontactpersoon vrijdag feedback op het ontwerp geeft dan Klant gesproken.
Voorbeeld: 1 oktober, overleg over klantportaal. Klant levert uiterlijk 5 oktober de nieuwe teksten aan. Projectcoördinator controleert de bestanden en koppelt eventuele ontbrekende onderdelen terug. Daarmee ziet een collega direct wat er nog moet gebeuren.
Hoe vind je een eerdere notitie terug?
Gebruik de zoekmogelijkheid bij de notities om op auteur of tekst te zoeken. Een vaste schrijfwijze voor een onderwerp helpt: klantportaal is makkelijker terug te vinden wanneer iedereen datzelfde woord gebruikt. Controleer ook de datum en een eventueel getoonde wijzigingsdatum.
Staat er niets in de lijst, controleer dan eerst de zoektekst en de klantnaam. Een afspraak die bij een ander dossier of bij een project is opgeslagen, staat niet automatisch tussen de klantnotities.
Wanneer gebruik je een projectnotitie of een bestand?
Gebruik een klantnotitie voor afspraken die de relatie als geheel raken, bijvoorbeeld een vaste contactwerkwijze. Gebruik projectnotities voor de briefing, oplevering en overdracht van een specifieke opdracht. Zo voorkom je dat medewerkers elk klantbericht moeten lezen om een projectafspraak te vinden.
Een notitie is tekst. Een PDF of ander document staat als bestand in een daarvoor bedoeld onderdeel. Het schrijven van een notitie uploadt geen bijlage en maakt geen taak of herinnering. Zorg apart voor de opvolging als iemand op een bepaalde datum moet handelen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een notitie aanpassen of verwijderen?
Dat hangt af van je rechten. Gebruik de beschikbare bewerk- of verwijderactie en controleer dat je de bedoelde notitie hebt gekozen.
Krijgt een collega automatisch een herinnering?
Een klantnotitie legt informatie vast. Ga niet uit van een automatische taak of herinnering door alleen een notitie op te slaan.
Waarom zie ik Notitie toevoegen niet?
Bekijken en toevoegen kunnen verschillende rechten vereisen. Vraag de beheerder om je rechten voor klantnotities te controleren.