Klantgegevens wijzigen doe je vanuit het klantprofiel met Bewerken of Klantgegevens bewerken. Daar pas je onder meer naam, e-mail, het standaard factuuradres, land en taal aan. Controleer daarna het opgeslagen profiel en het voorbeeld van de eerstvolgende offerte of factuur.
Hoe pas je de gegevens aan?
- Open Klanten, zoek de organisatie en open het dossier.
- Controleer de klantnaam en het huidige adres om verwisseling te voorkomen.
- Kies bij het klantprofiel Bewerken of Klantgegevens bewerken.
- Pas alleen de bedoelde velden aan: bijvoorbeeld Email, Factuur straat en Factuur postcode/plaats.
- Controleer Land, BTW-nummer, BTW-landcode en Taal wanneer deze ook moeten veranderen.
- Sla het formulier op en controleer opnieuw het profiel.
Welk adres wordt hier gewijzigd?
De velden voor factuurstraat en postcode/plaats horen bij de standaardgegevens van de klant. In de factuurmaker kan daarnaast een afzonderlijk factuuradres worden gekozen. Controleer daarom de adresselectie op de nieuwe factuur; een wijziging in het profiel zegt niet welke adresoptie je in een ander formulier hebt geselecteerd.
Gebruik een contactpersoon voor de gegevens van een individuele medewerker bij de klant. Een nieuwe inkoper hoeft geen wijziging van de organisatienaam of het bedrijfsadres te betekenen.
Wat controleer je voordat je een document verstuurt?
- De naam en het adres komen overeen met de afspraak met de klant.
- Het e-mailadres bevat geen typefout en hoort bij de bedoelde ontvanger.
- De land- en taalkeuze passen bij de klant.
- De live preview van het nieuwe document toont de juiste gegevens.
Controleer ook de e-mailpreview bij een factuur. Het hoofdadres van de klant en een adres bij Contacten zijn verschillende gegevens. Veronderstel niet dat een nieuw contactadres automatisch de ontvanger van alle facturen wordt.
Wat doe je als de wijziging niet zichtbaar is?
Lees de foutmelding, heropen het profiel en controleer of het opslaan is bevestigd. Staat de oude waarde nog in het profiel, dan is de wijziging niet aantoonbaar opgeslagen. Controleer je rechten en de vereiste naam voordat je opnieuw probeert.
Voorbeeld: Noordlicht Studio verhuist. Pas de factuurstraat en postcode/plaats aan, controleer het land en open daarna het voorbeeld van een nieuwe factuur. Eerder gemaakte PDF’s moet je apart controleren; beloof de klant niet dat bestaande documenten door de profielwijziging automatisch zijn aangepast.
Veelgestelde vragen
Veranderen bestaande factuur-PDF’s automatisch?
Behandel bestaande documenten afzonderlijk. Controleer het document zelf; de klantprofielwijziging is geen bevestiging dat een eerder opgeslagen PDF is bijgewerkt.
Waarom zie ik geen knop Bewerken?
Je rol kan het bekijken van een dossier toestaan zonder het bewerken toe te staan. Laat de beheerder de benodigde klantrechten controleren.
Waar wijzig ik de gegevens van een contactpersoon?
Open Contacten in hetzelfde klantdossier. De bedrijfsgegevens en de gegevens van individuele contactpersonen worden apart beheerd.