Een offerte maken doe je via Nieuwe offerte bij Offertes of vanuit het klantdossier. Selecteer de klant, beschrijf de afspraak en voeg activiteiten of terugkerende diensten toe. Gebruik Opslaan als concept als de inhoud nog niet af is, of Opslaan en klaarzetten wanneer de offerte definitief is.
Hoe stel je een nieuwe offerte samen?
- Open Offertes en kies Nieuwe offerte, of gebruik dezelfde actie in het klantdossier.
- Controleer de geselecteerde Klant.
- Vul Offertedatum en Geldig tot in.
- Beschrijf bij Offerte inhoud wat je levert, welke afspraken gelden en wat buiten de opdracht valt.
- Voeg passende Activiteiten toe via Lege activiteit of Uit bibliotheek.
- Gebruik zo nodig Maandelijkse diensten en Jaarlijkse diensten voor terugkerende kosten.
- Controleer de totalen en het Live voorbeeld.
- Kies Opslaan als concept of Opslaan en klaarzetten.
Wat is het verschil tussen een concept en klaarzetten?
Een concept is bedoeld voor een offerte die je later wilt afmaken. De offerte-inhoud mag bij een concept nog leeg zijn. Voor klaarzetten moet de inhoud zijn ingevuld. Concepten kun je later via de tab Concept weer openen.
Klaarzetten maakt de offerte gereed voor de vervolgstap, zoals mailen of laten ondertekenen. Het is geen bevestiging dat de klant de offerte heeft ontvangen of ondertekend. Controleer die vervolgstap afzonderlijk.
Hoe controleer je bedragen en de PDF-opmaak?
Bekijk de maandelijkse, jaarlijkse en eenmalige totalen apart. Daarmee voorkom je dat je een terugkerende dienst als een eenmalige prijs uitlegt. Controleer in het voorbeeld ook of de activiteiten en de toelichting compleet zijn.
De rode stippellijn in het live voorbeeld geeft een vast pagina-einde in de PDF aan. Controleer of een belangrijke toelichting daardoor onhandig wordt gesplitst. Gebruik de preview om de opmaak te beoordelen voordat je de offerte klaarzet.
Wat doe je als de offerte nog niet kan worden klaargezet?
Controleer eerst de klantselectie en de offerte-inhoud. Ontbreekt een definitieve afspraak, sla dan als concept op en werk de inhoud later bij. Kies niet alvast een andere klant om een foutmelding te omzeilen.
Voorbeeld: je biedt een klantportaal aan met een eenmalige implementatie en maandelijkse ondersteuning. Zet de implementatie bij Activiteiten en de ondersteuning bij Maandelijkse diensten. Controleer beide totalen, sla het eerste voorstel als concept op en zet het pas klaar na je inhoudelijke controle.
Veelgestelde vragen
Kan ik een offerte vanuit de klant starten?
Ja. De actie Nieuwe offerte in het klantdossier opent de offerteflow met een klantvoorkeur. Controleer de selectie altijd in het formulier.
Verstuurt Opslaan en klaarzetten de offerte direct?
Behandel klaarzetten en verzending als aparte stappen. Controleer daarna de beschikbare verzend- of ondertekenactie en de status.
Kan ik een bibliotheekactiviteit gebruiken?
Ja, via Uit bibliotheek bij Activiteiten. Controleer de overgenomen inhoud en bedragen voordat je het voorstel opslaat.