Een offerte versturen doe je vanuit het offerteoverzicht met de actie om naar de klant te mailen. Controleer eerst de inhoud en de klantgegevens en kies of de mail een link voor digitaal ondertekenen moet bevatten. Lees na bevestigen de verzendmelding en controleer de offertestatus.
Hoe verstuur je de offerte stap voor stap?
- Open Offertes en zoek de juiste offerte.
- Vergelijk klant, offertedatum, nummer en inhoud.
- Open het documentvoorbeeld of de PDF en controleer de prijzen en afspraken.
- Controleer het e-mailadres in het klantdossier.
- Kies in het offerteoverzicht de actie om naar de klant te versturen.
- Controleer in Offerte versturen de keuze Voeg link toe om digitaal te ondertekenen.
- Bevestig verzending en lees de melding.
- Controleer de offerte in de weergave voor verstuurde offertes.
Wat is het verschil tussen klaarzetten en mailen?
Opslaan en klaarzetten hoort bij het samenstellen van de offerte. Daarmee geef je aan dat de inhoud gereed is voor een vervolgstap. De verzendactie vanuit het overzicht is de handeling waarmee je de offerte daadwerkelijk naar de klant laat mailen.
Een concept kan nog onvolledig zijn. Werk het concept eerst af, controleer het live voorbeeld en zet de offerte klaar. Behandel een opgeslagen PDF niet als bewijs dat de mail al naar de klant is gegaan.
Wanneer voeg je de ondertekenlink toe?
Laat de ondertekenlink meenemen wanneer de klant de offerte via de publieke ondertekenpagina moet kunnen accepteren. Controleer deze keuze in het bevestigingsvenster: het formulier toont de optie afzonderlijk.
Voorbeeld: je verstuurt een definitieve implementatieofferte met ondertekenlink. De klant kan de inhoud bekijken en ondertekenen. Wil je uitsluitend een voorstel mailen zonder die link, controleer dan de selectie vóór je bevestigt. Verzonden en ondertekend zijn vervolgens verschillende statussen.
Wat doe je bij een foutmelding of ontbrekende mail?
- Controleer het e-mailadres van de geselecteerde klant.
- Lees de foutmelding na de verzendactie.
- Controleer met de beheerder de mailinstellingen en gebruik zo nodig een testmail.
- Vraag de klant ook ongewenste mail te bekijken.
- Controleer de status vóór je opnieuw verzendt.
Maak geen tweede offerte om een mailprobleem op te lossen. Gebruik de bestaande offerte en noteer nummer, tijdstip en melding bij een hulpvraag. Stuur geen privé-ondertekenlink mee in een openbaar screenshot.
Veelgestelde vragen
Is een verzonden offerte al geaccepteerd?
Nee. Controleer de afzonderlijke ondertekenstatus en de ondertekengegevens bij de offerte.
Kan ik de ondertekenlink weglaten?
De verzendbevestiging heeft daarvoor een afzonderlijke keuze. Controleer de selectie voordat je bevestigt.
Wat als de verstuuractie ontbreekt?
Controleer de offertestatus en laat de beheerder de beschikbare offerterechten controleren. Een concept kan eerst moeten worden klaargezet.